Το συνοδευτικό γράμμα είναι εξίσου σημαντικό με το βιογραφικό σημείωμα και έχει πολλές και σημαντικές λειτουργίες:

* Προσδιορίζει τη θέση για την οποία ενδιαφέρεστε.

Η επιχείρηση μπορεί να έχει ανοικτές πολλές θέσεις εργασίας. Το συνοδευτικό γράμμα θα βοηθήσει ώστε η αίτησή σας να προωθηθεί στη σχετική υπηρεσία.

* Παρουσιάζει τα προσόντα και τις δεξιότητές σας με άμεσο και προσωπικό τρόπο.

Επειδή δεν έχει την αυστηρή δομή του βιογραφικού σημειώματος, σας δίνει τη δυνατότητα να παρουσιάσετε τα προσόντα σας με μία προσωπική χροιά. Δημιουργείτε έτσι μία πρώτη σύνδεση ανάμεσα στη θέση εργασίας και την υποψηφιότητά σας. Με τον τρόπο αυτό, ο αναγνώστης καλείται να δει το επαγγελματικό σας περίγραμμα μέσα από τη δική σας ματιά.


* Αναδεικνύει στοιχεία του βιογραφικού σας.

Τονίζοντας τα σημαντικότερα κατά τη γνώμη σας προσόντα, αυξάνετε την πιθανότητα να ληφθούν υπόψη κατά τη διαδικασία της επιλογής.


* Είναι το μέσο με το οποίο ελέγχεται η δυνατότητα γραπτής έκφρασης.

Η ικανοποιητική χρήση του γραπτού λόγου αποτελεί αναπόσπαστό κομμάτι της επαγγελματικής ζωής. Υπό το πρίσμα αυτό με το συνοδευτικό γράμμα αξιολογείτε έμμεσα και η ικανότητα γραπτής επικοινωνίας σας.





ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΝΟΣ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

Όπως κάθε επαγγελματικό έγγραφο, έτσι και το συνοδευτικό γράμμα περιλαμβάνει τρία μέρη: εισαγωγή, κυρίως θέμα και επίλογο, στα οποία θεωρητικά αντιστοιχούν τρεις παράγραφοι. Μπορείτε φυσικά να χρησιμοποιήσετε περισσότερες παραγράφους, αν το κείμενο περιλαμβάνει περισσότερες νοηματικές ενότητες. Αν το γράμμα σας είναι πάνω από μία σελίδα, πιθανότατα λέτε πάρα πολλά.

Η πρώτη παράγραφος είναι η εισαγωγική και πρέπει να διακρίνεται για την αμεσότητα και την απλότητά της. Εδώ θα πρέπει να αναφέρετε για ποια θέση ενδιαφέρεστε και ποιοι είναι οι λόγοι που σας ώθησαν να υποβάλετε την υποψηφιότητά σας. Επίσης μπορείτε να δηλώσετε την πηγή πληροφόρησής σας (αγγελία σε εφημερίδα, συστάσεις κλπ), στοιχεία που πιθανότατα ενδιαφέρουν τον εργοδότη. Αν για τη συγκεκριμένη θέση σας έχει ενημερώσει εργαζόμενος της εταιρίας στην οποία απευθύνεστε, μετά από συνεννόηση μαζί του, μπορείτε να αναφέρετε το όνομά του.


Η δεύτερη παράγραφος είναι η καρδιά του γράμματος. Έχοντας σαν οδηγό την περιγραφή της θέσης, αναφέρετε εκείνα τα προσόντα που σας καθιστούν τον κατάλληλο υποψήφιο για τη συγκεκριμένη θέση, π.χ. σπουδές, ειδίκευση, τυχόν ακαδημαϊκές διακρίσεις, ενδιαφέροντα κλπ.

Είναι επίσης σημαντικό να αναφέρετε γιατί ενδιαφέρεστε για τη θέση, την εταιρία, τα προϊόντα της. Αντιπροσωπεύει για σας μια ευκαιρία για να μάθετε κάτι καινούριο; Είναι μια ευκαιρία να δουλέψετε σε μια επιστημονική περιοχή που έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για σας; Σας ενδιαφέρει το είδος της επιχείρησης;

Τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να τα συμπεριλάβετε στο τέλος της παραγράφου ή σε μία νέα παράγραφο.


Ο επίλογος έχει λίγο-πολύ μια συγκεκριμένη μορφή. Δηλώστε το ενδιαφέρον σας για μία συνέντευξη επιλογής, αναφέροντας ότι είστε διαθέσιμος αν σας ζητηθεί. Μην παραλείψετε να σημειώσετε το τηλέφωνό σας και τις ώρες που μπορούν να έρθουν σε επαφή μαζί σας. Τελειώστε γράφοντας ολόκληρο το ονοματεπώνυμό σας και υπογράφοντας το γράμμα.